Mister Property · Projet CRM

Roadmap des CRM Gestion et Transaction

Deux CRM maison, simples, qui se parlent dès le départ, pour remplacer X14 et Immo Facile. Le plan de travail d'Oscar, semaine par semaine, jusqu'au 30 décembre 2026.

8 hpar semaine pour Oscar
5 semainesde travail intensif
30/12objectif fixé par Paolo
30 minde point chaque semaine

Ce que Paolo veut

Tiré de 15 appels entre juin et novembre 2026, et des échanges écrits.

1

Un montage groupe dès le départ

Deux CRM distincts, mais pensés ensemble : mêmes fiches, mêmes champs, une API entre les deux.

2

Ne plus jamais ressaisir

Un bien vendu ou loué par une agence entre en gestion sans retaper une ligne. Fini les données qui divergent d'un outil à l'autre.

3

Simple

Les 30 fonctions dont l'équipe a vraiment besoin, pas les 3 000 de X14. Les biens désignés par leur adresse, jamais par un numéro de dossier.

4

Des automatisations qui partent des emails

L'exemple type : un congé de locataire arrive, et toute la chaîne se déclenche vers le négociateur, le propriétaire et l'agence titulaire.

5

La voix remplit la base

Après une estimation ou une visite, le vocal remplit la fiche, l'estimation sort de la fiche et les acquéreurs correspondants remontent seuls.

6

Un humain valide avant chaque envoi client

Brouillon à valider pour tout ce qui part vers un client ou un propriétaire. Les notifications internes partent seules.

Les 4 choses que X14 ne fait pas, et qu'il veut absolument

Révision du loyer à la date anniversaire

Alerte IRL à la date d'entrée du locataire, à la hausse uniquement, avec le courrier d'information.

Comptes rendus mensuels par lot

Pour chaque propriétaire : loyer encaissé, coût de la gestion, charges payées ou non.

Contrôle des paiements et impayés

Les encaissements rapprochés de la banque, et une alerte dès qu'un loyer manque.

Le nombre réel de lots

Combien de lots, ce que rapporte chacun au mois, au trimestre et à l'année.

Ce que « fini » veut dire au 30/12

Proposition à valider avec Paolo au rendez-vous de cadrage. Réaliste, sans vendre du rêve.

Pas au 30/12, et c'est normal : la bascule définitive hors de X14 et d'Immo Facile (une seule migration, en janvier ou après), la diffusion sur les portails, l'extranet propriétaire, la vue holding consolidée, la connexion directe à la banque si elle n'est pas choisie.

L'architecture visée

Deux outils indépendants, un socle de données commun, et les emails comme déclencheurs.

Plus tard : vue groupe et holding, indicateurs consolidés
Mister Gestion · remplace X14

CRM Gestion

Propriétaires, lots, baux, locataires, quittancement, encaissements, révisions, factures, règlements, comptes rendus, dépôts de garantie, pilotage.

V1 existante

Agences · remplace Immo Facile

CRM Transaction et location

Biens, mandats, estimations, visites, acquéreurs, candidats locataires, rapprochement automatique.

À construire

API et référentiel communpersonne · bien · lot · entité · agence · négociateur
Transaction vers gestionUn bien vendu à un investisseur qui confie la gestion, un bien loué, un locataire qui signe.
Gestion vers transactionUn congé arrive, le propriétaire choisit de relouer ou de vendre, le dossier repart vers l'agence titulaire.

Le plan, semaine par semaine

Chaque semaine a un critère de sortie. On ne passe pas à la suivante sans lui, ou on le dit au point hebdo.

Semaine 1
10 au 15/11
Cette semaine

Mise en route et cadrage

  • Mardi 10/11 à 12h30 : installation de l'AIOS d'Oscar, connexion du compte Claude, import de la V1 Gestion.
  • Tour complet de la V1 et liste de ce qui manque par rapport à X14.
  • Récupérer les documents déjà produits (cahier des charges, cadrage, besoins de l'équipe) dans un dossier partagé « Projet CRM ».
  • Jeudi 12 ou vendredi 13/11 : rendez-vous de cadrage Paolo et Oscar, en présentiel si possible.
  • Week-end : le référentiel commun (fiches personne, bien, lot, entité, agence) écrit et validé.
Critère de sortie : Paolo valide par écrit l'architecture, le référentiel et la définition de « fini ».
Semaine 2
16 au 22/11

La gestion au niveau de X14, la V1 Transaction lancée

Gestion

  • Cadrage avec Moussa, puis un créneau de test fixe chaque semaine.
  • Lot distinct du propriétaire, adresse partout, origine du bien, mandats et baux complets.
  • Cycle mensuel dans l'ordre de Moussa : révision, pré-quittancement, avis d'échéance, encaissements, relances, factures, règlements, honoraires.
  • Comptes nominatifs et rôles.

Transaction

  • Immo Facile filmé et commenté écran par écran, comme Moussa l'a fait pour X14.
  • Extraction complète, import des seuls dossiers actifs.
  • V1 Transaction produite sur le référentiel commun.
Critère de sortie : sur 10 lots réels, le cycle mensuel donne les mêmes montants que X14.
Semaine 3
23 au 29/11

Ce que X14 ne fait pas, et le cœur de la transaction

Gestion

  • Alerte de révision IRL et courrier.
  • Relevé mensuel par lot, en plus du compte rendu trimestriel.
  • Nombre de lots et rentabilité par lot.
  • Import des relevés bancaires et lettrage.
  • Dépôts de garantie, régularisation des charges au 31/12.

Transaction

  • Fiche bien complète mais légère, mandats de vente et de location.
  • Fichier acquéreurs et rapprochement automatique.
  • Le vocal ou Fireflies remplit la fiche, l'estimation PDF sort de la fiche.
Critère de sortie : Moussa valide les 4 fonctions clés ; un vrai bien saisi par la voix sort la liste des acquéreurs.
Semaine 4
30/11 au 06/12

Le pont et les automatisations

  • API entre les deux CRM et transfert sans ressaisie vers la gestion.
  • La chaîne du congé : email reçu, bail retrouvé, négociateur et boîte générique prévenus, brouillon au propriétaire, puis agence titulaire.
  • Date anniversaire du bail : révision, attestation d'assurance, questionnaire de satisfaction.
  • Relance de l'acquéreur un an après l'acte, mandat préparé depuis un rendez-vous dicté.
Critère de sortie : un email de congé de test déroule toute la chaîne, seule la validation de l'email au propriétaire reste humaine.
Semaine 5
07 au 13/12

Recette et préparation de la bascule

  • Recette gestion avec Moussa sur un mois complet, recette transaction sur les dossiers actifs.
  • Rapport du 1er du mois : lots entrés, sortis, total, chiffre d'affaires prévisionnel.
  • Liste des bugs triée : bloquant pour la bascule, ou à faire après.
Lundi 14/12 : bilan des 5 semaines avec Paolo et Thomas.
Consolidation
14 au 30/12

Corriger, tester en réel, décider

  • Corriger les bloquants de la recette.
  • Quittancement de janvier en parallèle de X14, vers le 29/12.
  • Décider où tourne la production, qui la maintient, la date de bascule.
  • Préparer le plan de migration unique.

Après le 30/12

Dans l'ordre que Paolo a laissé entendre. Toute nouvelle idée en cours de route vient s'ajouter ici, sauf si elle bloque.

  1. Bascule de la gestion, puis de la transaction.
  2. Connexion directe à la banque, une fois la banque choisie.
  3. Extranet propriétaire.
  4. Diffusion des annonces sur les portails depuis le CRM.
  5. Calendrier commun, bons de visite et comptes rendus de visite automatiques.
  6. Vue groupe et holding, trésorerie par structure.
  7. Fiches structurées à la place du groupe WhatsApp de l'agence, veille des biens.
  8. Écosystème élargi : travaux, syndic, consulting.
  9. Commercialisation, après 9 mois sans erreur.

Les règles de construction

Elles valent pour les deux CRM, et se donnent telles quelles à l'AIOS.

Un référentiel commun

Une seule fiche personne, bien et lot pour les deux CRM, avec un identifiant partagé.

Le lot n'est pas le propriétaire

Un propriétaire peut avoir 1, 3 ou 10 lots. C'est ce qui permet enfin de les compter.

Entité et agence partout

Chaque donnée sait à quelle entité et à quelle agence elle appartient, et qui a rentré le bien.

Toujours l'adresse

Dans les écrans, les documents et les emails, un bien se désigne par son adresse.

En parallèle, jamais à la place

X14 et Immo Facile restent en service jusqu'à la bascule. Une seule migration à la fin.

Données protégées

Dossiers locataires sensibles : accès nominatifs, aucun identifiant dans le chat, rien hors des CRM.

À trancher au rendez-vous de cadrage

Les 10 questions qui conditionnent le travail. Réponses à consigner par écrit.

  1. Deux CRM reliés par une API, c'est définitif ?
  2. La location va dans le CRM Transaction, avec bascule en gestion à la signature du bail ?
  3. La définition de « fini » au 30/12 proposée plus haut convient ?
  4. Quelles entités et quelles agences gérer dès maintenant ?
  5. Qui voit quoi : direction, gestion, transaction, par agence ?
  6. Pour chaque automatisation : validation avant envoi, ou envoi direct ?
  7. Quelles boîtes mail déclenchent les automatisations ?
  8. Import transaction : quels dossiers garder ?
  9. Un relevé mensuel aux propriétaires en plus du compte rendu trimestriel ?
  10. Qui teste chaque semaine, et à quel créneau ?

Prochaines actions

Qui fait quoi, et quand.

QuiQuoiQuand
ThomasInstaller l'AIOS d'Oscar, connecter le compte Claude, importer la V1 Gestion et la roadmapMardi 10/11, 12h30
ThomasEnvoyer un outil d'enregistrement d'écran commentéCette semaine
PaoloRecréer l'accès complet d'Oscar à Immo Facile (Levallois)Avant le 16/11
Paolo et OscarRendez-vous de cadrageJeudi 12 ou vendredi 13/11
PaoloPartager les documents CRM existants dans un dossier « Projet CRM »Avant le cadrage
PaoloCaler le cadrage gestion et un créneau de test hebdo avec MoussaSemaine du 16/11
OscarTour complet de la V1 Gestion, liste des écarts avec X14Avant le cadrage
Oscar et ThomasPremier point hebdoLundi 16/11